Koordinator - Sektion Epileptologie (m/w/d)

Das sind Ihre Aufgaben:

Organisatorische und administrative Koordination der neu aufzubauenden Sektion Epileptologie in enger Zusammenarbeit mit der Sektionsleitung

Mitwirkung beim Aufbau und bei der Weiterentwicklung von Strukturen und Abläufen innerhalb der Sektion

Zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Sektionsleitung, ärztlichem Dienst, technischem Personal, Pflege, Patientenmanagement, Verwaltung und weiteren beteiligten Bereichen

Unterstützung der Sektionsleitung bei der organisatorischen und administrativen Begleitung von Drittmittel- und Industrieprojekten sowie der Kommunikation mit internen und externen Projektpartnern

Terminplanung und -koordination sowie Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Konferenzen und sonstigen Meetings

Eigenständige Organisation des Sekretariats der Sektionsleitung einschließlich allgemeiner Büroorganisation, Bearbeitung von Anfragen sowie Reiseplanung und -abrechnung

Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie selbstständiges Verfassen von Briefen, E-Mails und internen Mitteilungen

Korrektur und administrative Bearbeitung von Arztbriefen, Gutachten und Befunden

Unterstützung bei administrativen Abläufen der Sektion, insbesondere Dokumentation, Abrechnung und Pflege relevanter Patienten- und Verwaltungsunterlagen

Darauf kommt es uns an:

Abgeschlossene kaufmännische, medizinische oder vergleichbare Ausbildung bzw. eine für das Aufgabengebiet geeignete Qualifikation

Berufserfahrung im administrativen oder organisatorischen Bereich, vorzugsweise im Krankenhaus-, Praxis- oder Gesundheitswesen, ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung

Ausgeprägtes Organisationsgeschick und Freude an koordinierenden Aufgaben sowie Interesse daran, den Aufbau einer neuen Sektion aktiv mitzugestalten

Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise, Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein

Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Berufsgruppen sowie internen und externen Partnern

Sicherer Umgang mit MS Office und idealerweise Erfahrung mit Krankenhausinformationssystemen, z. B. SAP

Kenntnisse der medizinischen Terminologie bzw. die Bereitschaft, sich zügig in medizinische und klinische Themen einzuarbeiten; Erfahrungen im neurologischen oder epileptologischen Bereich sind von Vorteil

Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1 Sprachniveau)

Diskretion und Belastbarkeit

Wir bieten noch mehr:

Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.

Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.

Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.

Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events

Kennziffer: 270/2026

* Befristet für einen Zeitraum von 2 Jahren, eine Entfristung wird angestrebt.

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.