Verwaltungskraft (w/m/d) mit Zahlenaffinität und Organisationsstärke

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Verwaltungskraft (w/m/d) mit Zahlenaffinität und Organisationsstärke

NEU

Teilzeit

Sekretariat / Verwaltung

Das Zentrum für Schlüsselqualifikationen sucht eine Verwaltungskraft (w/m/d) mit Zahlenaffinität und Organisationsstärke

Bewerbungsfrist: 10. Juni 2026

Veröffentlichungsdatum: 22. Mai 2026

Eintrittstermin: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Arbeitsumfang: Teilzeitstelle (25 %)

Kennziffer: 00004994

Beschreibung

Das Zentrum für Schlüsselqualifikationen (ZfS) entwickelt und koordiniert ein praxisnahes, fakultätsübergreifendes Lehrprogramm. Mit Lehrbeauftragten aus Wirtschaft, Wissenschaft und Gesellschaft vermitteln wir zukunftsrelevante Kompetenzen, damit Studierende ihre persönliche und berufliche Entwicklung selbstbestimmt gestalten, Verantwortung in der Gesellschaft übernehmen und Transformationsprozesse aktiv mitgestalten können.

Zur Umsetzung dieses Programms arbeitet am ZfS ein engagiertes Team von rund 20 Mitarbeiter*innen sowie bis zu sechs studentischen Hilfskräften. Gemeinsam organisieren wir jährlich etwa 300 Lehrveranstaltungen für mehrere Tausend Studierende. Ergänzend zum Lehrbetrieb sind am ZfS fortlaufend Projekte angesiedelt. In den kommenden Jahren werden mehrere Vorhaben umgesetzt, darunter der Aufbau einer digitalen Plattform zur Vernetzung von Studierenden, Lehrenden und Community-Partner*innen sowie die Entwicklung innovativer Lernangebote im Projekt „Kompetenzen für die Transformation“.

Zur Sicherstellung eines reibungslosen administrativen Ablaufs – mit Fokus auf Controlling und Mittelbewirtschaftung – sowohl im Lehrbetrieb als auch in der Projektumsetzung suchen wir eine zahlenaffine und organisationsstarke Verstärkung für unser Verwaltungsteam.

Ihre Aufgaben

In enger und vertrauensvoller Zusammenarbeit mit der Leitungsassistenz, unserem dreiköpfigen Verwaltungsteam und Projektmitarbeiter*innen übernehmen Sie insbesondere:

Controlling & Mittelbewirtschaftung

Überwachung der Haushalts‑ und Projektbudgets (inkl. Lehraufträge, Personalmittel und Sondermittel)

Erstellung und Pflege von Budgetübersichten sowie Vorabkalkulationen in Excel

Vorbereitung und Prüfung von Verwendungs‑ und Finanznachweisen

Personaladministration

Koordination und Abwicklung von Personalvorgängen sowie Übernahme des Prozess- und Fristenmanagements

Pflege und Aktualisierung relevanter Daten

Koordination sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen & Terminen

Allgemeine Verwaltungs‑ und Sonderaufgaben bei Bedarf

Ihr Profil

Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder Verwaltungsbereich, im Rechnungswesen oder eine vergleichbare Qualifikation.

Sie verfügen über Berufserfahrung im Bereich Controlling und Mittelbewirtschaftung, idealerweise im Hochschulbereich; Bewerbungen von externen Interessierten sind ebenfalls willkommen.

Sie sind sicher und versiert im Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen insbesondere mit Excel (u.a. Formeln und Verknüpfungen).

Wir freuen uns, wenn Sie bereits mit SuperX und SAP gearbeitet haben.