Medizinische Fachangestellte einstellen: So gelingt es

Warum es heute schwieriger ist, Medizinische Fachangestellte einzustellen

Wer als Inhaber einer Arztpraxis oder als Leitung eines Medizinischen Versorgungszentrums (MVZ) Medizinische Fachangestellte einstellen möchte, steht vor einem zunehmend angespannten Markt. Qualifizierte MFA sind begehrt – nicht nur bei Praxen, sondern auch bei Kliniken, Laboren und anderen Einrichtungen im Gesundheitswesen. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, welche tariflichen Grundlagen Sie kennen müssen, wie Sie Ihr Gehalts- und Ausbildungsangebot wettbewerbsfähig gestalten und mit welchen Ansätzen Sie den Kandidatenkreis erweitern können.

• Tarifvertrag: Was gilt und für wen
• Einstiegsgehalt und tarifliche Entwicklung
• Ausbildungsvergütung: Aktuelle Staffelung
• Im Wettbewerb um MFA punkten
• Rekrutierungsansätze bei Fachkräftemangel
• Langfristige Bindung: bAV und weitere Instrumente
• Häufige Fragen
• Fazit

Tarifvertrag für MFA: Was gilt und für wen

Bevor Sie ein Angebot formulieren, sollten Sie die tarifliche Ausgangslage kennen. Die Tarifverträge für Medizinische Fachangestellte werden von der Arbeitsgemeinschaft ärztlicher Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber von Medizinischen Fachangestellten (AAA) auf Arbeitgeberseite und dem Verband medizinischer Fachberufe (VmF) auf Arbeitnehmerseite geschlossen. Ein entscheidender Punkt für Sie als Arbeitgeber: Die Tarifverträge sind nicht für allgemeinverbindlich erklärt worden. Sie gelten daher nur, wenn beide Partner des Arbeitsvertrages bei den tarifvertragsschließenden Parteien organisiert sind oder im Arbeitsvertrag ausdrücklich oder stillschweigend auf sie Bezug genommen wird.

Das bedeutet in der Praxis: Sind Sie nicht Mitglied der AAA und ist Ihre künftige MFA nicht im VmF organisiert, sind Sie tarifvertraglich nicht gebunden – es sei denn, Ihr Arbeitsvertrag verweist auf den Tarifvertrag. Dennoch lohnt es sich, die Tarifwerte als Orientierungsrahmen und Kommunikationsmittel zu nutzen, denn viele Bewerberinnen und Bewerber kennen sie und vergleichen Ihr Angebot daran.

Prüfen Sie daher vor der Angebotserstellung: Sind Sie oder wird die neue MFA Mitglied einer der tarifschließenden Parteien? Und: Enthält Ihr Musterarbeitsvertrag einen Tarifverweis? Beides entscheidet darüber, ob der Tarifvertrag für Sie verbindlich wird.

Einstiegsgehalt und tarifliche Entwicklung

Das tarifliche MFA-Einstiegsgehalt wurde zum 1. März 2024 auf 2.700 Euro brutto monatlich angehoben, was einem Anstieg des Stundenlohns von 13,22 Euro auf 16,17 Euro entspricht – so die Bundesärztekammer. Dieser Wert wurde durch die nachfolgende Tarifrunde ab Januar 2025 weiter angepasst.

Als Arbeitgeber sollten Sie diesen Referenzwert kennen, auch wenn Sie nicht tarifgebunden sind. Liegt Ihr Angebot deutlich darunter, riskieren Sie, dass qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten die Bewerbung gar nicht erst einreichen – oder nach kurzer Zeit abwandern. Liegt Ihr Angebot erkennbar darüber, ist das ein handfestes Argument in Ihrer Stellenanzeige.

Ein Formulierungsvorschlag für Ihre Ausschreibung könnte lauten: „Wir vergüten marktgerecht, orientiert am aktuellen Tarifvertrag für MFA, und bieten darüber hinaus [Zusatzleistung] an." So signalisieren Sie Transparenz, ohne sich auf einen genauen Betrag festzulegen, wenn Sie die Vergütung individuell verhandeln möchten.

Ausbildungsvergütung: Aktuelle Staffelung

Wer MFA nicht nur einstellen, sondern selbst ausbilden möchte, muss die Vergütungsstruktur kennen. Laut Bundesärztekammer erhöhen sich die tariflichen Ausbildungsvergütungen ab dem 1. Januar 2025 auf:

• 1.000 Euro im ersten Ausbildungsjahr
• 1.100 Euro im zweiten Ausbildungsjahr
• 1.200 Euro im dritten Ausbildungsjahr

Ab dem 1. Januar 2026 steigen diese Ausbildungsvergütungen in jedem Ausbildungsjahr um weitere 50 Euro. Auch hier gilt: Diese Werte stammen aus dem Tarifvertrag, der nicht allgemeinverbindlich ist. Sie sind aber ein wichtiger Orientierungspunkt und können – wenn Sie in Ihrer Region um Auszubildende konkurrieren – den Ausschlag geben.

Überlegen Sie, ob Ihre Ausbildungsvergütung in der Stellenausschreibung für Azubis klar kommuniziert wird. Viele Praxen nennen sie nicht, obwohl Transparenz gerade bei jungen Bewerberinnen und Bewerbern ein klares Differenzierungsmerkmal sein kann.

Offene Frage für Ihre Planung: Bilden Sie bereits aus, oder wäre die Ausbildung ein sinnvoller Weg, um den eigenen Nachwuchs zu sichern – gerade wenn der Markt an ausgebildeten MFA eng ist?

Im Wettbewerb um MFA punkten: Tätigkeitsgruppen und Gehaltsstrategie

Die Konkurrenz um qualifizierte MFA ist nicht nur unter Arztpraxen spürbar. Auch Kliniken, MVZ und andere Gesundheitseinrichtungen werben aktiv um dieselbe Zielgruppe. Die Präsidentin des Verbands medizinischer Fachberufe (VmF) empfiehlt Arbeitgebern ausdrücklich, die tarifvertragliche Zuordnung zu höheren Tätigkeitsgruppen zu nutzen, um im Wettbewerb um MFA gegenüber anderen Einrichtungen im Gesundheitswesen zu punkten – so die Bundesärztekammer.

Was bedeutet das konkret für Sie? Der MFA-Tarifvertrag sieht verschiedene Tätigkeitsgruppen vor, die unterschiedliche Vergütungsniveaus abbilden. Wenn Sie einer MFA mit besonderen Qualifikationen – etwa in Abrechnung, Praxismanagement oder spezialisierten Assistenztätigkeiten – eine höhere Tätigkeitsgruppe anbieten, honorieren Sie gezielt vorhandene Expertise. Das kann ein wirksameres Argument sein als eine pauschale Gehaltserhöhung, weil es Anerkennung und Entwicklung signalisiert.

Vorschlag: Analysieren Sie die konkreten Tätigkeiten Ihrer gesuchten MFA und prüfen Sie, welche Tätigkeitsgruppe angemessen wäre. Kommunizieren Sie das in der Stellenanzeige – zum Beispiel: „Je nach Qualifikation und Erfahrung erfolgt die Eingruppierung in Tätigkeitsgruppe X."

Auf Mediplatz sind derzeit rund 5.903 Stellen für Medizinische Fachangestellte gelistet – ein Hinweis auf den hohen Besetzungsbedarf in der Branche. Stellenangebote ansehen und die eigene Positionierung im Markt einschätzen.

Rekrutierungsansätze bei Fachkräftemangel

Wenn der klassische Weg über Stellenanzeigen nicht ausreicht, lohnt ein Blick auf ergänzende Rekrutierungsansätze. Das Institut der deutschen Wirtschaft (IW/KOFA) benennt in seiner Studie zur Fachkräftesituation in Gesundheits- und Sozialberufen (2024) drei zentrale Ansätze für Arbeitgeber:

1. Nachqualifizierung von Hilfskräften: Wer bereits medizinische Helferinnen oder andere Hilfskräfte beschäftigt, kann gezielt Weiterbildungen fördern, um intern MFA-Kompetenzen aufzubauen.
2. Gewinnung von Quereinsteigenden: Personen aus verwandten Berufen – etwa aus Pflege, Verwaltung oder kaufmännischen Berufen – bringen Teilkompetenzen mit und können in die MFA-spezifischen Aufgaben eingearbeitet werden.
3. Gezielte Rekrutierung ausländischer Fachkräfte: Für Arztpraxen und MVZ ist auch die internationale Rekrutierung eine zunehmend relevante Option, wenn der inländische Markt eng ist.

Diese Ansätze erfordern in der Regel mehr Einarbeitungszeit als die direkte Einstellung einer fertig ausgebildeten MFA. Sie können sich aber als Investition auszahlen, wenn Sie langfristig planen und bereit sind, Entwicklung aktiv zu begleiten. Welcher Ansatz zu Ihrer Praxisgröße und Ihrem Zeitrahmen passt, ist eine Frage, die Sie individuell abwägen müssen.

Fragen, die Sie sich dabei stellen können:

• Haben Sie Hilfskräfte, die sich für eine Nachqualifizierung eignen und daran interessiert sind?
• Gibt es in Ihrem Netzwerk Quereinsteiger aus dem Verwaltungsbereich, die Interesse an der Medizin gezeigt haben?
• Sind Sie in der Lage, Einarbeitungsprozesse für internationale Fachkräfte zu strukturieren – etwa durch klare Anleitungen und feste Ansprechpersonen?

Langfristige Bindung: Betriebliche Altersvorsorge und weitere Instrumente

Das Einstellen einer MFA ist nur der erste Schritt – die langfristige Bindung ist mindestens genauso wichtig. Die Bundesärztekammer benennt die betriebliche Altersvorsorge (bAV) als wirksames Instrument, um Arztpraxen und MVZ für MFA attraktiver zu machen und Mitarbeitende langfristig an die Einrichtung zu binden.

Die bAV ist dabei kein exklusives Großunternehmens-Instrument: Auch kleinere Praxen können ihren Mitarbeitenden eine bAV anbieten. In der Außenwirkung gegenüber Bewerberinnen und Bewerbern – und in der täglichen Wahrnehmung des bestehenden Teams – kann dieses Signal einen Unterschied machen.

Als Vorschlag für Ihre Stellenanzeige: Nennen Sie konkrete Zusatzleistungen, nicht nur das Gehalt. Eine Formulierung wie „Wir bieten Ihnen eine betriebliche Altersvorsorge, [weitere Leistung] sowie ein engagiertes Team" ist konkreter und glaubwürdiger als allgemeine Aussagen über ein „tolles Arbeitsumfeld".

Weitere Bindungsinstrumente, die Sie als Vorschlag prüfen können:

• Flexible Arbeitszeitmodelle, die mit dem Praxisbetrieb vereinbar sind
• Übernahme oder Zuschuss zu Fortbildungskosten
• Klare Regelungen zu Urlaubsplanung und Vertretungen
• Regelmäßige Mitarbeitergespräche mit konkretem Feedback

Diese Punkte sind keine gesetzlichen Pflichten, sondern Gestaltungsspielräume, die Sie als Arbeitgeber nutzen können. Welche davon für Ihre Praxis umsetzbar sind, ist eine individuelle Abwägung.

Häufige Fragen

Gilt der Tarifvertrag für MFA automatisch für meine Praxis?

Nein. Der Tarifvertrag für Medizinische Fachangestellte ist nicht allgemeinverbindlich. Er gilt nur dann, wenn beide Vertragsparteien – also Sie als Arbeitgeber und die MFA – bei den tarifschließenden Parteien organisiert sind oder Ihr Arbeitsvertrag ausdrücklich auf den Tarifvertrag verweist. Ohne eine dieser Voraussetzungen sind Sie nicht tarifgebunden, auch wenn Sie eine Arztpraxis führen.

Wie hoch ist die tarifliche Ausbildungsvergütung für MFA-Azubis?

Ab Januar 2025 beträgt die tarifliche Ausbildungsvergütung 1.000 Euro im ersten, 1.100 Euro im zweiten und 1.200 Euro im dritten Ausbildungsjahr. Ab Januar 2026 steigt jede Stufe um weitere 50 Euro. Diese Werte gelten nur unter den Bedingungen des Tarifvertrags (nicht allgemeinverbindlich).

Wie kann ich als kleine Praxis im Wettbewerb um MFA bestehen?

Neben einem wettbewerbsfähigen Gehalt empfiehlt die vmf-Präsidentin, die tarifvertragliche Zuordnung zu höheren Tätigkeitsgruppen zu nutzen, um gezielt Erfahrung und Qualifikation zu honorieren. Ergänzend nennt die Bundesärztekammer die betriebliche Altersvorsorge als Attraktivitätsinstrument. Beide Maßnahmen sind auch in kleineren Praxen umsetzbar.

Was tun, wenn ich keine fertig ausgebildete MFA finde?

Das IW/KOFA empfiehlt für Gesundheits- und Sozialberufe drei Ansätze: die Nachqualifizierung vorhandener Hilfskräfte, die Gewinnung von Quereinsteigenden aus verwandten Berufen sowie die gezielte Rekrutierung ausländischer Fachkräfte. Welcher Ansatz für Ihre Praxis passt, hängt von Größe, Zeitrahmen und vorhandenen Ressourcen für Einarbeitung ab.

Fazit

Wer erfolgreich Medizinische Fachangestellte einstellen möchte, braucht heute eine klare Strategie: die tariflichen Rahmenbedingungen kennen und bewusst entscheiden, ob und wie man sich daran orientiert; eine Vergütung kommunizieren, die am Markt bestehen kann; die eigene Arbeitgeberattraktivität durch Zusatzleistungen wie die betriebliche Altersvorsorge oder Entwicklungsperspektiven sichtbar machen; und den Blick bei Bedarf auf neue Kandidatengruppen wie Quereinsteigende oder internationale Fachkräfte richten. Insgesamt sind auf Mediplatz mehr als 52.000 Stellen im Gesundheitswesen gelistet – der Bedarf an qualifizierten Kräften ist branchenweit hoch.

Nutzen Sie diese Erkenntnisse als Grundlage für Ihre nächste Einstellung – und holen Sie sich Unterstützung, wenn Sie den Prozess beschleunigen möchten: Unterstützung bei der Personalsuche anfragen.