Pflegefachkraft einstellen: So gelingt die Besetzung

Warum Pflegefachkräfte einstellen so schwierig ist – und was Sie tun können

Wer heute eine Pflegefachkraft einstellen möchte, stößt auf einen der engsten Arbeitsmärkte im deutschen Gesundheitswesen. Das ist kein Eindruck, sondern belegbare Realität: In Bayern kamen 2024 auf 3.347 freie Stellen nur 1.136 arbeitslose Pflegefachkräfte – selbst wenn alle arbeitslosen Pflegefachkräfte vermittelt würden, bliebe die große Mehrheit der Stellen unbesetzt. Dazu kommt: Da Arbeitgeber nicht verpflichtet sind, offene Pflegestellen bei der Bundesagentur für Arbeit zu melden, kann der tatsächliche Bedarf an Pflegekräften höher ausfallen, als die Statistik zeigt.

Dieser Ratgeber richtet sich an Personalverantwortliche, Einrichtungsleitungen und Inhaberinnen und Inhaber von Praxen, Kliniken, Pflegeeinrichtungen und ambulanten Diensten. Er zeigt, welche Rahmenbedingungen den Markt prägen, wie Sie Ihre Stellensuche strategisch aufstellen und worauf Sie bei der Ansprache potenzieller Kandidatinnen und Kandidaten besonders achten sollten.

• Marktlage: Was die Zahlen für Ihre Suche bedeuten
• Internationale Rekrutierung: Chancen und Realismus
• Die Stellenanzeige: Worauf es bei Pflegefachkräften ankommt
• Recruiting-Kanäle effektiv nutzen
• Mitarbeiterbindung: Nach dem Einstellen ist vor dem Halten
• Häufige Fragen
• Fazit

Marktlage: Was die Zahlen für Ihre Suche bedeuten

Die bayerischen Zahlen der Bundesagentur für Arbeit machen das strukturelle Problem anschaulich: 2024 kamen in Bayern auf 3.347 freie Stellen nur 1.136 arbeitslose Pflegefachkräfte. Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das konkret: Sie konkurrieren nicht nur mit anderen Einrichtungen um die wenigen gemeldeten Arbeitssuchenden – sondern auch um Fachkräfte, die bereits beschäftigt sind und wechselbereit wären, sich aber nicht offiziell arbeitslos gemeldet haben.

Besonders relevant ist dabei der Hinweis der Bundesagentur für Arbeit, dass Arbeitgebende nicht verpflichtet sind, ihre offenen Stellen den Agenturen für Arbeit zu melden, und der tatsächliche Bedarf an Pflegekräften daher höher ausfallen kann. Das bedeutet umgekehrt: Auch der Wettbewerb um Fachkräfte ist größer, als die Statistik vermuten lässt. Klassisches Post-and-Pray – also eine Stelle ausschreiben und warten – greift in diesem Marktumfeld kaum.

Auf Mediplatz sind über 8.000 Stellen für Pflegefachkräfte verzeichnet – bei insgesamt mehr als 52.000 Stellen im Gesundheitswesen und über 10.000 Arbeitgebern auf der Plattform. Diese Größenordnung verdeutlicht: Pflegefachkräfte haben eine breite Auswahl. Wer sie gewinnen will, muss sich als Arbeitgeber aktiv positionieren.

Praxisfragen zur Standortbestimmung: Wissen Sie, wie viele Monate Ihre letzte Pflegestelle unbesetzt war? Haben Sie nachverfolgt, über welchen Kanal erfolgreiche Einstellungen zustande kamen? Antworten auf diese Fragen helfen, Ihre Recruiting-Ressourcen zielgerichtet einzusetzen.

Internationale Rekrutierung: Chancen und Realismus

Angesichts des Inlandsengpasses blicken viele Einrichtungen auf die internationale Rekrutierung. Auch hier liefert die Bundesagentur für Arbeit ein differenziertes Bild für Bayern: Innerhalb der EU kommen Pflegekräfte vor allem aus Kroatien, Rumänien und Polen nach Bayern – der Anteil der EU-Ausländerinnen und -Ausländer ist jedoch sinkend. Demgegenüber steigt der Anteil der Pflegekräfte aus den Philippinen oder Indien seit Jahren deutlich an, auch durch bestehende Anwerbevereinbarungen.

Ebenfalls aus dieser Quelle: Der Anteil an Ausländerinnen und Ausländern ist besonders in der Altenpflege mit über 41 Prozent sehr hoch; in der Gesundheits- und Krankenpflege liegt der Anteil bei 21 Prozent – diese Daten beziehen sich auf Bayern. Internationale Fachkräfte sind damit für viele Einrichtungen längst kein Ausnahmefall mehr, sondern ein struktureller Bestandteil des Personalstamms.

Was bedeutet das für Ihre Planung? Internationale Rekrutierung ist kein kurzfristiger Ersatz, sondern ein mittelfristiges Instrument. Anerkennungsverfahren für ausländische Berufsabschlüsse, Sprachqualifizierung und die Integration ins Team erfordern Vorlauf und interne Kapazitäten. Als Vorschlag empfiehlt sich, diese Zeiträume realistisch in Ihre Personalplanung einzurechnen und frühzeitig Kontakt zu spezialisierten Vermittlungsstellen oder den zuständigen Anerkennungsbehörden zu suchen.

Formulierungsbeispiel für Ihre interne Planung: „Wir prüfen bis [Quartal] den Aufbau eines strukturierten Prozesses zur Anerkennung ausländischer Pflegeabschlüsse und identifizieren dabei Zeitrahmen, Zuständigkeiten und Sprachförderangebote."

Die Stellenanzeige: Worauf es bei Pflegefachkräften ankommt

Wenn qualifizierte Pflegefachkräfte mehrere Angebote vergleichen können, entscheidet die Qualität Ihrer Stellenanzeige mit über einen ersten Kontakt. Die folgenden Aspekte können aus Sicht von Kandidatinnen und Kandidaten relevante Entscheidungskriterien sein – betrachten Sie sie als Vorschläge zur Selbstprüfung, nicht als abschließende Liste:

• Einsatzbereich: Stationäre Pflege, ambulanter Dienst, Intensiv, Geriatrie, Psychiatrie oder ein anderer Fachbereich? Konkrete Angaben erleichtern die Selbsteinschätzung.
• Arbeitszeiten und Dienstmodell: Schichtdienst, Teilzeit, geteilte Dienste – Transparenz schafft Vertrauen und kann Abbrüche im Bewerbungsprozess reduzieren.
• Teamstruktur: Wie viele Pflegefachkräfte arbeiten gemeinsam? Gibt es Praxisanleiterinnen oder -anleiter, Mentoring oder kollegiale Beratung?
• Entwicklungsmöglichkeiten: Weiterbildungsangebote, Spezialisierungen oder Leitungsperspektiven – sofern vorhanden und glaubwürdig belegt.

Ein häufiger Fehler in Pflegestellenanzeigen ist ein übermäßiger Anforderungskatalog bei gleichzeitig wenig Information über den Arbeitgeber. Der Markt hat sich verschoben: Fachkräfte fragen heute genauso, ob der Arbeitgeber zu ihnen passt – nicht nur umgekehrt.

Vorschlag zur Selbstprüfung: Lesen Sie Ihre aktuelle Stellenanzeige aus der Perspektive einer erfahrenen Pflegefachkraft mit drei anderen Angeboten auf dem Tisch. Was hebt Ihre Anzeige ab? Welche Frage bleibt unbeantwortet? Gibt es eine klare, persönliche Ansprechperson mit direktem Kontakt?

Recruiting-Kanäle effektiv nutzen

Wer eine Pflegefachkraft einstellen möchte, sollte mehrere Kanäle parallel bespielen. Rein passive Ausschreibungen auf einem einzigen Portal reichen angesichts der Marktlage selten aus. Mögliche Ansätze umfassen:

• Spezialisierte Gesundheitsjobbörsen: Plattformen wie Mediplatz richten sich gezielt an Fachkräfte im Gesundheitswesen und können eine Zielgruppe erreichen, die auf allgemeinen Jobportalen weniger aktiv sucht.
• Mitarbeiterempfehlungen: Empfehlungen aus dem bestehenden Team können ein wertvoller Kanal sein – vorausgesetzt, es gibt einen klaren internen Prozess und ggf. eine Prämienregelung.
• Direktansprache: In einem Markt, in dem viele Fachkräfte bereits beschäftigt sind, kann Active Sourcing über berufliche Netzwerke sinnvoll sein.
• Kooperationen mit Pflegeschulen: Frühzeitige Kontakte zu Auszubildenden und deren Praxiseinsätze in Ihrer Einrichtung können die spätere Übernahme vorbereiten.
• Bundesagentur für Arbeit: Trotz der beschriebenen Untererfassung bleibt die BA ein relevanter Kanal, insbesondere für die Suche nach Wiedereinsteigenden oder Teilzeitsuchenden.

Unterschätzen Sie den Zeitfaktor nicht: Wenn Sie mehrere Kanäle kombinieren, sollten Sie intern klären, wer für Rückmeldungen zuständig ist und innerhalb welcher Frist auf Kandidatinnen und Kandidaten geantwortet wird. Als Vorschlag empfiehlt sich, eine interne Reaktionszeit zu definieren und Zuständigkeiten schriftlich festzuhalten – gerade in Einrichtungen, in denen Personalthemen neben dem Tagesgeschäft laufen.

Formulierungsbeispiel für eine interne Vereinbarung: „Eingehende Bewerbungen werden innerhalb von [X Werktagen] gesichtet; die erste Rückmeldung an Interessierte erfolgt innerhalb von [Y Werktagen] durch [Name/Funktion]."

Mitarbeiterbindung: Nach dem Einstellen ist vor dem Halten

Eine erfolgreich besetzte Pflegestelle ist nur dann nachhaltig, wenn die neue Fachkraft auch bleibt. In einem Markt mit so geringem Angebot ist jede ungeplante Kündigung teuer – in Zeit, Kosten für die erneute Suche und Belastung des bestehenden Teams.

Bindungsmaßnahmen lassen sich nicht auf eine einzige Checkliste reduzieren. Als Ausgangspunkt können folgende Fragen dienen – sie sind als Vorschläge zur Reflexion gedacht, nicht als Vorgaben:

• Wie gestalten Sie die Einarbeitung neu eingestellter Pflegefachkräfte? Gibt es eine feste Ansprechperson für die ersten Wochen?
• Kennen Sie die individuellen Entwicklungswünsche Ihrer Pflegefachkräfte – und gibt es ein Format, in dem diese regelmäßig thematisiert werden?
• Wie werden Dienstplanwünsche und Arbeitszeitpräferenzen intern kommuniziert und berücksichtigt?
• Haben Sie eine Vorstellung davon, warum Pflegefachkräfte Ihre Einrichtung in der Vergangenheit verlassen haben?

Für Kliniken, Pflegeheime und ambulante Dienste mit größerem Personalstamm bietet sich an, Austrittsgespräche systematisch auszuwerten: Wer kündigt aus welchen Gründen? Muster in diesen Daten zeigen oft strukturelle Probleme, die sich beheben lassen – bevor sie weitere Abgänge auslösen.

Auch kleinere Einrichtungen können mit gezielten, glaubwürdigen Maßnahmen punkten. Entscheidend ist Konsistenz: Was im Recruiting kommuniziert wird, sollte im Arbeitsalltag erfahrbar sein. Eine Diskrepanz zwischen Außendarstellung und gelebter Realität fällt in einem kleinen Fachkräftemarkt auf – und spricht sich herum.

Häufige Fragen beim Einstellen von Pflegefachkräften

Wie angespannt ist der Markt für Pflegefachkräfte wirklich?

Die Bundesagentur für Arbeit belegt für Bayern, dass 2024 auf 3.347 freie Stellen nur 1.136 arbeitslose Pflegefachkräfte kamen. Dazu kommt: Da keine Meldepflicht für offene Stellen besteht, kann der tatsächliche Bedarf höher ausfallen, als die Statistik zeigt. Diese Zahlen beziehen sich auf Bayern; für andere Bundesländer können die Verhältnisse abweichen.

Lohnt sich die internationale Rekrutierung für kleinere Pflegeeinrichtungen?

Das hängt von Ihren internen Kapazitäten ab. Anerkennungsverfahren, Sprachförderung und Integration erfordern Zeit und Engagement. Für kleine Teams kann das eine erhebliche Zusatzbelastung sein. Als Vorschlag empfiehlt sich, zunächst Erfahrungen über Netzwerke oder Verbände zu sammeln, bevor Sie in eigene Strukturen investieren.

Welche Kanäle sind für die Suche nach Pflegefachkräften sinnvoll?

Eine Kombination aus spezialisierten Gesundheitsjobbörsen, Mitarbeiterempfehlungen, Direktansprache und Kooperationen mit Pflegeschulen kann sich als sinnvoll erweisen. Ergänzend lohnt es sich, interne Reaktionsprozesse klar zu definieren, damit Interessierte zeitnah eine Rückmeldung erhalten.

Was kann ich tun, wenn Bewerberinnen und Bewerber im Prozess abspringen?

Als Vorschlag empfiehlt sich, den eigenen Prozess aus Bewerbersicht zu prüfen: Wie lange dauert es von der Bewerbung bis zur ersten Rückmeldung? Sind Arbeitszeiten, Teamstruktur und Ansprechpersonen in der Stellenanzeige klar beschrieben? Unklare oder fehlende Informationen können dazu führen, dass Interesse früh erlischt – insbesondere wenn andere Arbeitgeber schneller und konkreter kommunizieren.

Fazit: Pflegefachkraft einstellen erfordert aktive Strategie

Den Entschluss zu fassen, eine Pflegefachkraft einstellen zu wollen, ist leicht. Die Umsetzung verlangt heute mehr als eine Stellenanzeige: Sie brauchen eine klare Positionierung als Arbeitgeber, mehrere Recruiting-Kanäle, zügige interne Prozesse und realistische Erwartungen an den Markt. Die belegten Zahlen der Bundesagentur für Arbeit zeigen für Bayern, wie angespannt das Verhältnis zwischen Angebot und Nachfrage ist – und dass der tatsächliche Bedarf noch größer sein dürfte, als die Statistik sichtbar macht.

Internationale Fachkräfte sind ein wichtiger, wachsender Bestandteil der Pflegepersonalstruktur – erfordern aber Vorlauf und Begleitung. Und wer gewonnene Fachkräfte nicht hält, beginnt die Suche bald von vorn.

Personal gewinnen und offene Stellen besetzen: Unterstützung bei der Personalsuche anfragen.